En application des dispositions légales et réglementaires, et en tant qu'actionnaire dont les titres sont enregistrés "au porteur", vous êtes informé en première convocation de la tenue d'une assemblée, par un avis préalable de réunion, publié au BALO (Bulletin des Annonces Légales Obligatoires), au moins 35 jours avant la date retenue.

Un avis de convocation est ensuite publié 15 jours avant la date de la réunion dans un journal d'annonces légales (le Journal Spécial des Sociétés en ce qui concerne BNP Paribas) et à nouveau au BALO.

En seconde convocation, les émetteurs cotés sont tenus, six jours au moins avant la nouvelle date prévue, d'insérer un nouvel avis de convocation au BALO et dans un journal d'annonces légales.

 A titre complémentaire, notre Entreprise :

• publie des communiqués dans différents journaux ou magazines de la presse financière, qui reprennent les caractéristiques de l'assemblée ainsi que les dispositions prévues à l'ordre du jour ;
• appose dans ses points de vente, un mois avant la seconde date de l'assemblée, une affiche en rappelant le lieu et l'heure.

Si vous avez inscrit vos titres "au nominatif" au moins un mois avant la date de l'assemblée générale, vous êtes automatiquement destinataire d'un avis de convocation, auquel sont joints l'ordre du jour, le projet des résolutions, ainsi que la demande de carte d'admission et le formulaire de vote communément appelé "pouvoir".

En cas de seconde convocation, une lettre de report est adressée, pour information de la nouvelle date retenue.

Quelles sont les différentes formes d'assemblées ?

Elles se définissent principalement par leur objet et leurs domaines d'intervention respectifs figurant dans l'ordre du jour.

L'assemblée générale ordinaire (AGO) 
Elle se tient annuellement et son but est de présenter des informations détaillées sur la marche de la société. Elle se prononce sur les comptes de l'exercice écoulé, fixe le dividende et ses conditions de paiement. Elle nomme, renouvelle et révoque les administrateurs ainsi que les Commissaires aux comptes et s'il y a lieu, ratifie les cooptations d'administrateurs faites par le Conseil. Les décisions doivent être approuvées à la majorité simple des actionnaires présents ou représentés.

L'assemblée générale extraordinaire (AGE) 
Elle est convoquée chaque fois que des décisions ayant pour objet une modification des statuts et notamment une augmentation ou une réduction de capital doivent être prises. Les décisions doivent être approuvées à la majorité des deux tiers des actionnaires présents ou représentés.

L'assemblée générale mixte (AGM) 
Elle regroupe les deux précédentes (AGO et AGE) à une même date, sur une même convocation.

Comment assister aux assemblées générales ?

Les formalités de demande de carte d’admission peuvent être accomplies en ligne si l’émetteur propose l’utilisation de la plate-forme de vote Votaccess et si le teneur de compte de l’actionnaire y est connecté

Tout actionnaire ayant ses titres inscrits en compte deux (2) jours de bourse avant l'assemblée, peut y assister à la condition expresse :

• pour les actionnaires ayant leurs titres "au porteur", de présenter une carte d'admission, ou alors une attestation de participation (aux fins de délivrance de ladite carte d'admission à l'entrée-même de l'assemblée).

• si leurs actions sont inscrites sous la forme "nominative", les investisseurs peuvent se présenter sans formalité préalable particulière. Toutefois, pour faciliter leur accès et éviter l'attente à l'entrée de la salle de réunion, il est toujours préférable qu'ils renvoient renseignée, la demande de carte d'admission qui était jointe à leur avis de convocation.

Comment voter ?

S'ils n'assistent pas personnellement à l'assemblée, les actionnaires  peuvent

• Soit utiliser la plate-forme de vote par Internet si leur teneur de compte est connecté au site Votaccess. Ils pourront

- disposer de l’ensemble de la documentation nécessaire à leur information
- participer au vote
- se faire représenter par leur conjoint ou un autre actionnaire, personne physique ou morale
- donner pouvoir au Président de séance,en n'indiquant aucun nom de mandataire.

• soit se rapprocher de leur teneur de compte afin de se faire adresser la brochure de convocation et le formulaire de vote par correspondance.

- La demande de fourniture de ce document doit être reçue par l'émetteur en son siège social, au plus tard six jours avant la date de l'Assemblée Générale. Son retour, une fois rempli par l'actionnaire, ne peut intervenir moins de 1 jour avant la réunion. Ce bulletin vaut pour toute assemblée convoquée sur même ordre du jour.

• Le formulaire joint à la brochure de convocation permet à l’actionnaire de :

- participer au vote
- se faire représenter par son conjoint ou un autre actionnaire, personne physique ou morale,
- donner pouvoir au Président de séance, en n'indiquant aucun nom de mandataire

• S'ils assistent à l'assemblée, il est remis aux actionnaires selon les cas :

- Un bulletin de vote,
- Un boîtier électronique et son mode d'emploi.